Objetivo: ahorrar tiempo, atender a más personas con calidad consistente, construir sistemas y conocer tu capacidad real.
1) Define el resultado estándar
Antes que todo, deja claro qué entregas siempre. Describe el "producto final" con ejemplos, formatos y criterios de calidad para que cualquier persona sepa qué significa "bien hecho" y qué queda fuera del alcance. Usa plantillas ligeras para el brief, la propuesta, la entrega y la retroalimentación. Esto reduce dudas y expectativas desalineadas.
2) Empaqueta en 1 a 3 ofertas claras
Convierte tu trabajo en paquetes con nombres basados en resultados, no en horas. Define alcance, límites y tiempos de entrega estándar, y asígnales precios fijos. Cotizar toma minutos y evitas renegociar desde cero cada vez.
3) Crea un SOP de 1 página por paquete
Cada paquete merece un proceso simple y visible. En una página, lista los pasos numerados (máximo 10), roles y tiempos estimados. Termina con un checklist de QA antes de la entrega. Estructura sugerida: propósito y alcance, herramientas y plantillas, pasos con tiempos (por ejemplo 20 min, 45 min, 15 min) y checklist de QA.
4) Bloques de tiempo repetibles en tu calendario
Agrupa tareas similares en bloques fijos (por ejemplo Edición, Revisión, Ventas) y programa como recurrentes con recordatorios. Evita el multitasking: un bloque, un tipo de energía. Ganarás velocidad sin agotarte.
5) Mide tu capacidad (fórmula simple)
Calcula tus horas de trabajo reales a la semana (T) y cuánto tarda una entrega estándar según el SOP (E). Tu capacidad semanal aproximada es T / E. Si, por ejemplo, T = 20h y E = 2h, puedes hacer 10 entregas por semana. Deja un margen del 20% para imprevistos.
6) Sistema de entrada y priorización
Usa un formulario de entrada para solicitar solo lo esencial y los archivos requeridos. Prioriza por pago confirmado, urgencia real y valor del cliente. Mantén un flujo de estado único: Por hacer, En progreso, QA, Entregado. Menos persecución de información, menos retrabajo.
7) Automatiza lo obvio
Empieza manual, documenta, luego automatiza lo repetitivo. Activa correos de confirmación y recordatorio, plantillas de propuesta y factura, y una carpeta o espacio por cliente con estructura clonable. Elimina fricción sin complicar de más.
8) Revisión semanal de capacidad y cuellos de botella
Cada semana, ajusta los tiempos reales por paso. Identifica el paso más lento y mejóralo primero. Si el tiempo estándar cambió, actualiza los precios. Mantendrás márgenes y entrega consistente.
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